Fatturazione elettronica

Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica tra privati, persone fisiche e giuridiche, diventerà un obbligo. L’obbligo riguarderà tutte le fatture emesse nei confronti di altri titolari di partita IVA, a condizione che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi avvengano tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.

L’italia è il primo paese in Europa a prevedere, per legge, l’obbligo del B2B, ovvero della e-fattura fra privati. Esistono altri stati comunitari che hanno l’obbligo verso la pubblica amministrazione (in vigore in Italia dal 2014-2015), altri che lo stanno implementando, ma nessuno ha deciso, fino ad oggi, una norma stringente come quella italiana.

Cos’è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

 

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato  digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea.

La fattura elettronica prende(rà) il posto della fattura analogica a cui tutti quanti noi ci siamo abituati e che conosciamo come fattura cartacea, compilata, nel corso degli anni, nei modi più svariati:

  • macchina da scrivere
  • carta e penna
  • editor di testo o fogli di calcolo (wordstar, word, excel, ecc…)
  • software gestionali

Un volta compilata la fattura deve (doveva, dal 1 gennaio 2019) essere spedita via posta, e-mail, o “piccione viaggiatore”.

Il destinatario/cliente è obbligato (così come l’emittente/fornitore) di conservare in formato cartaceo/analogico il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture emesse e spedite (per email) “in digitale” devono essere stampate).

Come posso emettere e ricevere fatture elettroniche?

La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML in standard FattPA. Uh? Tutto chiaro, vero!? :-)

Concretamente, se non ti sei già fatto le ossa con la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione (FattPA), diventata obbligatoria fra il 2014 e il 2015, quello che devi sapere è che:

Schema di flusso di fatturazione elettronica

  1. per compilare una fattura elettronica hai bisogno di un software di fatturazione elettronica, che può essere:
    • una estensione, un nuovo modulo del tuo sistema gestionale che stai già utilizzando, e che ti propone/proporrà la software house che te lo ha installato e per cui ti ha garantito l’assistenza nel corso del tempo;
    • un sistema di fatturazione elettronica cloud che ti consente di caricare le tue fatture attraverso un import di dati, o un modulo online che ti guida nella compilazione, e che una volta completato l’inserimento genera la fattura nel formato XML richiesto dal SdI (Sistema di Interscambio);
    • in formati non necessariamente XML FattPA e in questi casi si ricorre ad un intermediario che provvede lui al caricamento della fattura (con costi che possono arrivare fino a 30 euro per fattura) oppure ad intermediari che forniscono soluzioni di lettura automatica dei dati da una semplice fattura in PDF, anche derivante da scansione, e che attraverso interpretazione automatica ed intelligente del contenuto generano la fattura elettronica nel formato XML obbligatorio;
  2. devi firmare digitalmente la fattura elettronica in modo da garantirne origine e contenuto;
  3. inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati. Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati ed ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi;
  4. conservare digitalmente per 10 anni anni le fatture presso un conservatore digitale accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

In estrema sintesi i passi da fare per la fatturazione obbligatoria a partire da gennaio 2019 sono:

  1. Dotarsi di una soluzione/servizio per la compilazione della fattura elettronica
  2. Firmare digitalmente le fatture con una firma elettronica qualificata
  3. Inviare/ricevere le fatture tramite il Sistema d’Interscambio
  4. Conservazione digitale a norma (in casa o presso conservatori accreditati) delle fatture elettroniche per 10 anni.

In questo ambito InfoKnowledge ha scelto i servizi e l’offerta Credemtel, società del gruppo bancario CREDEM, per garantire un servizio globale e chiavi in mano di fatturazione elettronica e più in generale di dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti amministrativi, contabili e fiscali, la cui tenuta è obbligatoria per legge, ma anche eventualmente di quei documenti amministrativi necessari ai fini civilistici (ad esempio i DDT firmati dal cliente) oppure interni e utili alle procedure aziendali.

Preoccupato di non riuscire ad essere pronto con la fatturazione elettronica? Sei alla ricerca di assistenza dedicata, facilità di utilizzo, sicurezza di livello bancario, elevata possibilità di personalizzazione e automazione?

Contatta un esperto e chiedi un check up gratuito sul livello di dematerializzazione della tua azienda/organizzazione, ti verranno date tutte le risposte di cui hai bisogno, e in più ti verrà fatta una panoramica sulle norme e sui vantaggi fiscali e di processo specifici della dematerializzazione.